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Fabrice Mouchain, consultant Conformitia, accompagnement Qualiopi et conformité des organismes de formation

NDA • Qualiopi • EDOF
Votre dossier tiendrait-il vraiment face à un audit ?

Conformitia est un cabinet de conseil indépendant qui accompagne les organismes de formation, CFA et formateurs dans l'analyse, la mise en conformité et la sécurisation de leurs obligations réglementaires.
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Fabrice Mouchain, consultant indépendant spécialisé dans la conformité des organismes de formation

Structurer. Sécuriser. Clarifier.

Une approche claire et concrète, portée par Fabrice Mouchain, consultant indépendant spécialisé dans la conformité des organismes de formation.
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dossiers de conformité audités
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critères Qualiopi couverts par l'analyse, selon le référentiel V9
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des constats reliés à un indicateur ou à un texte de référence
• Conformité des organismes de formation •

Une conformité fragile peut mettre en difficulté une activité pourtant sérieuse

Un organisme de formation peut proposer un accompagnement pédagogique de qualité, disposer d'une organisation sérieuse, et rester pourtant vulnérable sur le plan documentaire.

Mais il suffit parfois d'un indicateur mal interprété, d'une preuve absente, d'une procédure imprécise ou d'un dossier incomplet pour entraîner des non‑conformités, des demandes complémentaires, des retards, des blocages administratifs ou fragiliser un audit. Dans certains cas, ces écarts peuvent aussi compromettre un financement, un référencement, une certification ou une réponse à un appel d'offres.

L'enjeu n'est pas de "remplir des documents" pour cocher des cases. Il s'agit de pouvoir démontrer, preuves à l'appui, ce qui est réellement mis en place dans votre organisme, de manière claire, cohérente et défendable.

Vérifier ce qui pourrait poser problème
• Situations accompagnées •

Un accompagnement à chaque étape clé de votre conformité

Vous préparez un audit Qualiopi ?

Vous préparez une certification, un audit de surveillance ou un renouvellement. L'enjeu est de vérifier que vos preuves sont claires, disponibles et reliées aux bons indicateurs du référentiel Qualiopi, afin de limiter les non-conformités et de présenter un dossier cohérent à l'auditeur.

Vous devez corriger des non‑conformités ?

Vous devez corriger des écarts après un audit, répondre à une demande complémentaire ou produire des éléments plus solides dans un délai contraint. L'enjeu est de répondre de manière claire, crédible et suffisamment documentée.

Vous faites face à un contrôle DREETS ?

Vous devez répondre à une demande de l'administration, préparer un contrôle ou consolider votre dossier après une observation. L'enjeu est de sécuriser vos obligations réglementaires : NDA, conventions, justificatifs, traçabilité, BPF, documents administratifs et cohérence entre votre activité déclarée et vos pratiques réelles.

Vous sécurisez EDOF/CPF ?

Vous souhaitez sécuriser votre compte, vos offres CPF ou vos justificatifs liés à Mon Compte Formation. Une incohérence documentaire peut rapidement entraîner un blocage ou une demande de clarification.

Vous créez un organisme ?

Vous devez obtenir votre NDA, structurer vos premières procédures et poser des bases documentaires cohérentes dès le départ. L'objectif est de construire une activité conforme, exploitable et défendable dans la durée.

Vos documents initiaux sont-ils prêts ?

Conventions, programmes, documents pédagogiques, registre du personnel et pièces obligatoires doivent être vérifiés avant un dépôt, une ouverture ou une régularisation d'activité afin de limiter les risques administratifs dès le départ.

Votre documentation est devenue difficile à suivre ?

Vos procédures, preuves ou documents existent, mais manquent de cohérence, sont difficiles à retrouver ou n'ont pas suivi l'évolution de votre activité. L'accompagnement permet de remettre de l'ordre, de clarifier les responsabilités et de rendre l'ensemble plus exploitable dans la durée.
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• Domaines d'expertise •

Ce que l'accompagnement peut prendre en charge

01. Audit de conformité

Pour obtenir une lecture transversale de votre organisation, de vos pratiques et de votre documentation.
  • Analyse globale des dossiers et des preuves disponibles
  • Identification des écarts entre les pratiques réelles et les documents produits
  • Repérage des fragilités organisationnelles, documentaires et réglementaires
  • Restitution structurée des constats, priorités et niveaux de risque

02. Qualiopi

Pour préparer, corriger ou consolider votre conformité au référentiel qualité.
  • Lecture indicateur par indicateur
  • Audit documentaire à blanc approfondi
  • Vérification des preuves au regard du référentiel Qualiopi V9
  • Correction des non‑conformités
  • Structuration des preuves, procédures et plans d'action

03. EDOF / CPF

Pour sécuriser vos offres CPF et limiter les risques de suspension ou de blocage.
  • Vérification des informations publiées
  • Mise en cohérence des documents et justificatifs
  • Sécurisation des éléments demandés par la plateforme
  • Réduction des risques de suspension, rejet ou demande complémentaire

04. NDA

Pour créer, régulariser ou sécuriser votre déclaration d'activité.
  • Constitution ou reprise du dossier NDA
  • Vérification des pièces obligatoires et des justificatifs administratifs
  • Analyse de cohérence entre activité déclarée, documents et obligations réglementaires
  • Identification des fragilités avant dépôt ou contrôle

05. Outils opérationnels

Pour rendre les corrections réellement applicables par vos équipes pédagogiques et administratives.
  • Trames documentaires
  • Check-lists de contrôle
  • Procédures internes
  • Plans d'amélioration continue
  • Supports de suivi directement exploitables
Clarifier les priorités de mon dossier
• Méthode et exigence •

Une approche rigoureuse, concrète et adaptée à votre situation

Quand un audit approche, qu'une demande complémentaire arrive, qu'un dossier bloque ou que les documents deviennent difficiles à défendre, l'enjeu n'est pas de tout reprendre depuis zéro. Il faut comprendre rapidement la situation, distinguer l'essentiel du secondaire et agir dans le bon ordre.

Chez Conformitia, l'accompagnement se construit en 3 temps :

1. Comprendre votre contexte

L'accompagnement commence par un échange sur votre activité, vos échéances, vos contraintes et vos pratiques réelles. L'objectif est de ne pas analyser les documents hors-sol, mais de comprendre comment votre organisme fonctionne réellement.

2. Repérer ce qui fragilise le dossier

Les documents, preuves et procédures sont ensuite confrontés aux exigences applicables. Les écarts, incohérences ou points sensibles sont hiérarchisés pour distinguer ce qui est urgent de ce qui peut attendre.

3. Vous remettre une feuille de route exploitable

Vous repartez avec des priorités claires, des corrections concrètes à engager et, si nécessaire, des trames, check-lists ou supports directement utilisables. L'objectif est de rendre votre dossier plus lisible, plus cohérent et plus défendable, sans ajouter de complexité inutile.

Obtenir un avis extérieur sur mon dossier
Fabrice Mouchain, fondateur de Conformitia

Fabrice Mouchain, fondateur de Conformitia

Ancien dirigeant d'un organisme de formation pendant 7 ans, Fabrice Mouchain connaît les exigences de conformité depuis l'intérieur : documents à produire, preuves à organiser, audits à préparer, contrôles DREETS à gérer et risques administratifs à anticiper.

Depuis 2016, il accompagne les organismes de formation et CFA dans la sécurisation de leurs obligations réglementaires, au regard du Code du travail et du référentiel Qualiopi.

Il est intervenu auprès de près de 200 structures et a accompagné ses clients lors de 165 audits de certification.

• Témoignages •

Ils ont sécurisé leur conformité avec Conformitia

Nous avions besoin d'un regard externe sans concession. Conformitia a analysé nos dossiers en détail, identifié les points fragiles et remis une feuille de route exploitable en interne. Nous savions enfin ce qui tenait, ce qui devait être corrigé et dans quel ordre agir.

Nous venons d'obtenir notre certification Qualiopi. Les informations transmises et l'accompagnement nous ont permis d'avancer avec beaucoup plus de clarté.

Nous avons passé notre audit initial Qualiopi avec un avis favorable et aucune non‑conformité. L'accompagnement a été précis, disponible et très structurant.

Notre dossier EDOF a été accepté. Nous avons apprécié la qualité, le sérieux et la précision de l'accompagnement.

• Repères utiles •

Les questions fréquentes avant de se faire accompagner

01.

Intervenez-vous uniquement avant un audit ?

L'intervention peut avoir lieu avant un audit, après un audit, lors de la correction de non-conformités, au moment de créer un organisme, ou pour sécuriser un dossier NDA, Qualiopi ou EDOF. L'accompagnement s'adapte à votre niveau d'urgence, à vos échéances et à l'état réel de vos documents.
02.

Pouvez-vous accompagner un organisme déjà certifié ?

Un organisme déjà certifié peut avoir besoin de remettre ses preuves à jour, de préparer un audit de surveillance, de traiter des écarts ou de structurer son amélioration continue. La certification ne suffit pas toujours à garantir que le dossier reste clair, cohérent et à jour dans le temps.
03.

Pouvez-vous accompagner des situations complexes ?

Oui. L'accompagnement peut intervenir lorsque la situation est sensible : contrôle administratif, blocage, demande complémentaire, incohérences documentaires ou dossier difficile à défendre. L'objectif est d'identifier les points de risque, de prioriser les corrections et, lorsque la situation l'exige, de s'appuyer sur un réseau de professionnels spécialisés : avocats, experts-comptables ou anciens contrôleurs administratifs.
04.

Intervenez-vous partout en France ?

Oui. Basé en Occitanie, Conformitia accompagne des organismes de formation, CFA et formateurs situés dans toute la France. Certains accompagnements sont réalisés à distance, à partir des documents transmis et d'échanges en visioconférence, notamment lorsqu'il s'agit de clarifier les pratiques, les contraintes et les priorités de l'organisme. D'autres interventions sont réalisées directement sur site. Chaque accompagnement est construit en fonction de la situation, des contraintes et des besoins réels de l'organisme.
05.

Comment se déroule concrètement un accompagnement ?

L'accompagnement débute généralement par un échange permettant de comprendre votre fonctionnement réel, vos contraintes et vos échéances. Les documents utiles sont ensuite analysés afin d'identifier les incohérences, les preuves manquantes ou les points sensibles. Les priorités sont clarifiées progressivement afin de concentrer le travail sur les éléments les plus importants.
06.

Pouvez-vous intervenir sur nos documents et procédures ?

Certaines missions consistent à analyser, corriger ou restructurer des documents existants. D'autres nécessitent la création ou la formalisation de procédures, preuves ou supports. Le niveau d'intervention dépend de votre organisation, de vos ressources internes et du degré d'accompagnement attendu.
07.

Accompagnez-vous les petits organismes de formation ?

Oui. L'accompagnement peut concerner aussi bien un formateur indépendant, un petit organisme, un CFA ou une structure déjà développée. Les besoins ne sont pas les mêmes selon la taille de l'organisme, mais les exigences documentaires et les risques de non-conformité existent à tous les niveaux.
08.

Dans quels délais pouvez-vous intervenir ?

Le délai d'intervention dépend de votre situation, du volume documentaire à analyser et du niveau d'urgence. Lorsqu'une échéance approche ou qu'une situation nécessite une réaction rapide, un premier échange permet d'évaluer les priorités et d'organiser l'intervention dans les meilleurs délais.
09.

Tous les documents transmis restent-ils confidentiels ?

Oui. Les documents, échanges et informations transmis dans le cadre d'une mission restent strictement confidentiels. Aucune information relative à votre organisme n'est communiquée à des tiers.
10.

Garantissez-vous l'obtention de Qualiopi ?

Aucune mission sérieuse ne peut garantir une décision prise par un certificateur, une administration ou une plateforme. L'accompagnement vise à réduire les risques, clarifier les preuves et présenter un dossier plus solide. Les promesses de "certification garantie" doivent toujours être considérées avec vigilance.
11.

Que comprend concrètement un accompagnement ?

Selon la mission, l'accompagnement peut inclure une analyse documentaire, une feuille de route priorisée, des recommandations correctives, des trames, des procédures, des supports de suivi ou des échanges de clarification avec vos équipes. L'objectif est de produire des éléments réellement exploitables dans votre fonctionnement quotidien.
12.

Quel est le coût d'un accompagnement ?

Les missions sont construites en fonction de votre situation, de votre volume documentaire, de vos échéances et du niveau d'accompagnement nécessaire. Le premier échange, sans engagement, permet d'évaluer le périmètre de la mission et de déterminer si un accompagnement est pertinent.
• Échange personnalisé •

Un doute sur votre conformité ? Parlons‑en...

Audit à préparer, demande complémentaire, non‑conformités à corriger, dossier EDOF à sécuriser ou création d'organisme : un premier échange permet de comprendre votre situation, vos urgences et les risques à traiter en priorité.

Contactez-nous dès maintenant et échangeons librement sur votre situation et vos priorités.

06 77 34 01 68

Échange confidentiel

fabrice.mouchain@conformitia.fr

Précisez votre situation et votre échéance afin d'obtenir un premier retour adapté.

Basé en Occitanie • Interventions partout en France

Fabrice Mouchain, fondateur de Conformitia
Fabrice Mouchain | Fondateur de Conformitia
Accompagnement conformité des organismes de formation
— NDA, Qualiopi et EDOF